En Colombia, están obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste, los contribuyentes que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta derivados de una relación laboral, así como los para los impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas – IVA, de acuerdo con lo establecido en el art 4 de la resolución 013 de 2021:

Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.

Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique.

Es de aclarar que el documento soporte de nómina electrónica tiene los rubros similares a los desprendibles de pago de nómina, en cuanto a salarios, deducciones y retenciones, no obstante, en la nómina electrónica, se identifica, además de los valores devengados, cuáles son los valores deducidos de nómina; debido a que su propósito es identificar las deducciones de nómina.

El documento soporte tiene un listado de requisitos técnicos identificados en el Anexo técnico de la DIAN para su consecuente validación, los cuales se pueden consultar en el Anexo de la resolución 013 de 2021 como en la plataforma de la DIAN.